Workhack Timeboxing: Mach deine Meetings effektiver

Du kennst das aus vielen Meetings: Es gibt Kollegen, deren Wortbeiträge nie enden und andere, die nie zu Wort kommen. So werden Besprechungen zum Zeitkiller und darüber hinaus kommen unterschiedliche Meinungen nicht zur Diskussion. Weil Viel- und Langredner die Geduld aller Teilnehmer strapazieren, bleibt zu wenig Zeit, um Probleme zu lösen oder neue Ideen zu entwickeln. Am Ende „gewinnt“ der, der am längsten redet.

Timeboxing ist der Workhack, mit dem du viele Schwierigkeiten in den Griff bekommst, die Meetings so ermüdend machen. Die Methode ist ganz simpel:
Für jeden Punkt auf der Tagesordnung wird pro Meeting-Teilnehmer eine genaue Redezeit festgelegt – 1 Minute, 2 Minuten, 5 Minuten – was sinnvoll ist. Wichtig ist, dass du vorher mit allen Beteiligten klärst, ob sie mit einer Begrenzung der Redezeit einverstanden sind. Die Redezeiten sind für alle gleich, ob Projektleiter, Mitarbeiter oder Geschäftsführer, deshalb ist die Zustimmung von allen Teilnehmern eine unverzichtbare Voraussetzung.

Timeboxing-Regeln: einfach, nachvollziehbar und fair

Genaue Zeitvorgaben werden nur eingehalten, wenn sie auch nachvollziehbar kontrolliert werden. Sanduhren in der Mitte des Tisches oder ein Display auf dem jeder Teilnehmer die verstrichene Zeit genau nachvollziehen kann, sind ein wichtiger Bestandteil des Timeboxing. So wird der Ablauf des Meetings für alle transparent und planbar. Gerade diese offene Form der Kontrolle führt dazu, dass die Timeboxing-Regeln eingehalten werden. Denn eigentlich kennt jeder die Regeln für eine gute Besprechung, aber wenn das Meeting erst mal läuft, hält sich niemand an sie.

Timeboxing ist so wirkungsvoll, weil die der Zeitfaktor sich einfach, sichtbar und fair kontrollieren lässt. Von den Vorteilen profitieren alle:

  • Kürzere Meetings, weil alle Teilnehmer die zeitlichen Rahmenbedingungen kennen und sich entsprechend vorbereiten.
  • Fokussierte Diskussionen zum jeweiligen Tagesordnungspunkt ohne Abschweifungen.
  • Alle kommen zu Wort, auch eher introvertierte Mitarbeiter, die ihre Meinungen oder Ideen sonst eher selten äußern.

Weitere Turbos für deinen Arbeitsalltag findest du in workhacks. Sechs Angriffe auf eingefahrene Arbeitsabläufe von Lydia Schültken.

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14. Türchen

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