Werbungskosten absetzen – Steuern sparen mit diesen 7 Tipps!

Der Abgabetermin für die Einkommensteuererklärung rückt näher. Stelle jetzt deine Unterlagen zusammen und lege dabei ein besonderes Augenmerk auf die Werbungskosten. Damit kannst du entstandene Kosten von der Steuer absetzen und damit bares Geld sparen. Die folgenden Posten solltest du auf dem Schirm haben!

Was sind Werbungskosten?

Werbungskosten sind dein bester Helfer, um bei deiner Steuererklärung Steuern zu sparen. Denn wer viele Kosten hat, kann diese in der Steuererklärung beim Finanzamt geltend machen und sie damit „von der Steuer absetzen“. Dank der entstandenen Kosten kannst du dein zu versteuerndes Einkommen senken. Und je weniger zu versteuerndes Einkommen du hast, desto weniger Steuern musst du bezahlen. Genau dabei helfen dir die Werbungskosten, denn sie sind meist der einfachste Weg, um Steuern zu sparen.

Du kannst aber nicht alle Kosten absetzen. Als Werbungskosten anerkannt werden nur die Kosten innerhalb des Steuerjahres, die dir helfen, dass du Einnahmen erzielen, sichern oder erhalten kannst. Grob gesagt sind es also Kosten, die dir durch deine Arbeit entstehen oder dir dabei helfen sollen, damit du auch künftig Einkommen erzielst. Also zum Beispiel Fahrtkosten, Kosten im Zusammenhang mit einer Bewerbung, Fortbildung oder für Berufskleidung – sogar dein Girokonto.

Was es mit der Werbungskostenpauschale auf sich hat

Das Finanzamt und der Arbeitgeber berücksichtigen automatisch eine Werbungskostenpauschale (auch Arbeitnehmerpauschbetrag genannt) von 1.000,- € pro Jahr – ohne dass du dies extra beantragen musst. Du nutzt sie immer dann, wenn deine Werbungskosten unter 1.000 Euro liegen. Dafür musst du auch keine Nachweise erbringen. Spannend wird es darüber hinaus: Wer in seiner Steuererklärung mehr als 1.000,- € Werbungskosten geltend machen kann, senkt dadurch sein zu versteuerndes Einkommen. Dadurch musst du weniger Steuern bezahlen und deine Chance auf eine Steuerrückerstattung steigt. Diese höheren Werbungskosten musst du in deiner Steuererklärung auf Anfrage belegen können, z. B. durch Rechnungen.

Im Folgenden haben wir ein paar interessante Werbungskosten aufgezählt, die du zum Steuern sparen im Blick behalten solltest.

Tipp 1: Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen

Wenn du nicht im Homeoffice arbeitest, kannst du deine Fahrtkosten zur Arbeit von der Steuer absetzen. Allerdings nur die einfache und kürzeste Wegstrecke von dir zu Hause zu deiner Firma. Dabei ist es zunächst unerheblich, ob du zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem öffentlichen Nahverkehr oder dem Auto unterwegs bist.

Für die Tage, die du zu deiner Arbeitsstätte fährst, darfst du für jeden Kilometer der einfachen Wegstrecke pauschal 30 Cent ansetzen, seit 2021 ab dem 21. Kilometer sogar 35 Cent (sog. erhöhte Entfernungspauschale oder Fernpendlerpauschale). Ist ein längerer Weg verkehrsgünstiger oder sprechen andere triftige Gründe dafür, muss auch nicht immer die kürzeste Entfernung angesetzt werden. Der Höchstbetrag, den du geltend machen kannst, beträgt pro Jahr 4.500 Euro.

Hinweis: Wer also z. B. an 220 Tagen Fahrtkosten von 19 Kilometer für die einfache Fahrt ansetzen kann, kommt locker über die 1.000 Euro-Hürde (220 Tage x 0,30 € x 19 km = 1.254,- €) und kann dies als Werbungskosten abrechnen.

Ein besonderer Tipp, falls du mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs bist: Statt der Entfernungspauschale kannst du auch ersatzweise die Kosten für eine Jahres- oder Monatskarte komplett absetzen – selbst, wenn du diese Karte auch für Privatfahrten nutzt, die ja sonst nicht absetzbar sind. Denn: Hundert Prozent der Kosten sind dir ja trotzdem entstanden. Am besten rechnest du dir aus, wie hoch die Entfernungspauschale für deinen Arbeitsweg ausfällt und vergleichst sie dann mit den Kosten der Monats- oder Jahreskarte. Dann kannst du die höheren Kosten geltend machen. Das lohnt sich meist bei kürzeren Arbeitswegen zwischen 1 – 15 Kilometern, da hier die Kosten der Monats- bzw. Jahreskarte entsprechend höher sind.

Wo du die Fahrkosten eintragen musst

• Formular: Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit), Zeilen 31-35
• Was du eintragen musst: Die Adresse deiner Tätigkeitsstätte, der Zeitraum deiner beruflichen Tätigkeit, die Arbeitstage je Woche und die Anzahl der Urlaubs-, Krankheits-, Heimarbeits- und Dienstreisetage.
• Dann musst du noch die Anzahl deiner Fahrten in dem Zeitraum angeben sowie die zurückgelegten Kilometer je Fahrt und die Fortbewegungsart (z. B. PKW, öffentl. Verkehrsmittel, Motorrad, Fahrrad etc.). Deine entstandenen Kosten für Fahrkarten der öffentliche Verkehrsmittel trägst du in der vorletzten Zeile ein. Die erstattungsfähigen Fahrtkosten bei Nutzung von PKW etc. werden anschließend automatisch errechnet.

Tipp 2: Werbungskosten bei Auswärtstätigkeiten

Wer neben seiner ersten Tätigkeitsstätte gelegentlich noch zu anderen Einsatzorten wie einer anderen Niederlassung, Filiale oder zur Berufsschule fahren muss, kann diese Fahrtkosten für Auswärtstätigkeiten abrechnen. Darunter fallen auch Fahrten zu Bewerbungsgesprächen oder Weiterbildungen. Ausschlaggebend ist, welcher Ort als sog. erste Tätigkeitsstätte definiert ist. Wer also beruflich bedingt an einen anderen Ort fahren muss, kann für diese Entfernungskilometer 0,30 Euro ansetzen (Hin- und Rückweg).

Erstattet der Arbeitgeber einen Teil der entstandenen Reisekosten, müssen diese Erstattungen von den Werbungskosten abgezogen werden.

Wo du die Auswärtstätigkeiten angeben kannst

• Formular: Anlage N (nichtselbständige Arbeit)
• Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten: Zeilen: 61, 62, 66
• Was du eintragen musst: Grund und Anzahl der Fahrten, Kilometer (je Fahrt), Kilometer (gesamt = Anzahl Fahrten x Kilometer(je Fahrt))
• Betrag: Entweder die tatsächlichen Fahrtkosten oder mit Kilometerpauschale errechnet aus 30 Cent x Kilometer (gesamt)
• eventuell erhaltener steuerfreier Ersatz für diese Fahrten (Zeile 66)

Tipp 3: Anschaffungs- und Reinigungskosten für Berufskleidung

Als Berufskleidung zählt Kleidung, auf der z. B. das Logo des Arbeitgebers zu sehen ist oder Arbeitsschutzkleidung, die speziell auf den Beruf zugeschnitten ist. Ein Kostüm oder ein gutes Hemd zählen nicht dazu, denn diese kann man schließlich auch privat tragen. Für Berufskleidung kannst du immer die Anschaffungskosten absetzen, die du selbst bezahlt hast. Das gilt natürlich nicht, wenn dein Arbeitgeber dir die Berufskleidung kostenlos zur Verfügung stellt.

Aber auch die Reinigungskosten kannst du absetzen. Wird die Reinigung deiner Arbeitskleidung nicht durch den Betrieb organisiert, sondern kümmerst du dich selbst darum oder gibst sie in eine Wäscherei, dann sind diese Kosten ebenfalls als Werbungskosten absetzbar. Bewahre die Kostenbelege der Reinigung unbedingt auf, sonst musst du die Kosten schätzen. Hierfür gibt es eine Tabelle mit Werten des Bundesverbands der Verbraucherzentralen e. V., wobei die Personen die Anzahl der Personen meint, die in einem Haushalt leben:

Wäschst du deine Berufskleidung regelmäßig selbst, können durchaus Werbungskosten für Berufskleidung zwischen 100–300,- € anfallen.

Wo du die Werbungskosten für die Berufskleidung eintragen kannst

• Formular: Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit),
• Aufwendungen für Arbeitsmittel: Zeile: 42
• Was du eintragen musst: Art der Arbeitsmittel (z. B. deine selbst bezahlten Anschaffungs- oder Reinigungskosten für deine Berufskleidung)

Tipp 4: Homeoffice-Pauschale

Hast du in den letzten beiden Jahren (Steuerjahr 2020 und 2021) viel von zuhause aus gearbeitet, wirst du dies vermutlich auch auf deiner Nebenkostenabrechnung festgestellt haben. Denn dann hast du sicherlich höhere Verbrauchskosten für Strom-, Heizung und Wasser gehabt. Diese Mehrkosten kannst du ebenfalls in deiner Steuererklärung mit der Homeoffice-Pauschale geltend machen. Dabei kannst du 5 Euro pro Tag, maximal 600 Euro im Kalenderjahr ansetzen. Das entspricht also 120 Tagen im Homeoffice. Allerdings wird die Homeoffice-Pauschale auf die Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro angerechnet. Wer also weniger als 1.000 Euro Werbungskostenpauschale geltend machen kann, profitiert leider nicht davon.

Wichtig zu wissen: Für die Homeoffice-Tage kannst du keine Pendlerpauschale für den Arbeitsweg ansetzen.

Wo du die Homeoffice-Pauschale eintragen kannst

• Formular: Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit)
• Homeoffice-Pauschale Zeile: 45
• Was du eintragen musst: Die Anzahl Tage deiner Arbeitstage im Homeoffice. Der Betrag wird automatisch berechnet

Tipp 5: Handy- Internet- und Festnetzkosten als Werbungskosten ansetzen

Wer von zuhause aus arbeitet und Gespräche mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten führt, über seinen Festnetz- oder Internetanschluss erreichbar ist, kann diese Kosten anteilig absetzen. Auf jeden Fall kannst du 20 % der angefallenen Kosten (bis maximal 240 Euro jährlich pauschal und ohne einzelne Rechnungen ansetzen. Wer darüber hinaus weitere Kosten absetzen will, muss einige Monate ein sog. Nutzungstagebuch führen und darin die beruflichen und privaten Anrufe, Nachrichten und Nutzungszeiten dokumentieren. Dadurch kannst du die beruflich bedingte Nutzung belegen und den entsprechenden prozentualen Anteil auch für das gesamte Jahr ansetzen und hochrechnen. Die Werte müssen zur jeweiligen beruflichen Tätigkeit passen.

Wo du die Handy- Internet- und Festnetzkosten eintragen kannst

• Formular: Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit)
• Aufwendungen für Arbeitsmittel: Zeile: 42
• Was du eintragen musst: Deinen Mobilfunk- oder Internetvertrag und den entstandenen oder errechneten Betrag bzw. die anteilige Nutzung

Tipp 6: Kontoführungsgebühren

Fast jede Bank erhebt mittlerweile Kontoführungsgebühren auf das Girokonto. Da das Girokonto auch für Gehaltszahlungen genutzt wird, kannst du diese Kosten anteilig absetzen. Jetzt fragst du dich wahrscheinlich, wie du diese ermitteln kannst. Das musst du nicht, es ist einfacher als gedacht! Nutze dafür die Nichtbeanstandungsgrenze von 16 Euro pro Jahr. Ist nicht die Welt, aber Kleinvieh macht auch Mist. Also zuschlagen!

Wo du die Kontoführungsgebühren eintragen kannst

• Formular: Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit),
• Weitere Werbungskosten: Zeile: 48
• Was du eintragen musst: Die tatsächlichen Girokontogebühren oder die Pauschale in Höhe von 16 Euro

Tipp 7: Abgabefristen beachten

Coronabedingt wurden die Abgabefristen für die Einkommensteuererklärung auch für 2021 verlängert. Erstellst du die Steuererklärung selbst und bist du pflichtveranlagt, hast du für das Steuerjahr 2021 Zeit bis zum 31.10.2022. Lässt du dich bei deiner Einkommenssteuererklärung von einer Steuerberaterin oder einem Lohnsteuerverein helfen (sog. „beratene Fälle“), hast du sogar länger Zeit bis zum 31.08.2023. Wer die Steuererklärung 2021 freiwillig abgibt, hat sogar Zeit bis zum 31.12.2025.

Tipp: Falls du den Abgabetermin nicht einhalten kannst, hast du die Möglichkeit schriftlich eine Fristverlängerung bei deinem Finanzamt zu beantragen, z. B. wegen fehlender Unterlagen. Damit kannst du Verspätungszuschläge vermeiden, wenn du zur Abgabe verpflichtet bist. Diese betragen immerhin 0,25 % der fälligen Einkommensteuer pro Monat oder mindestens 25 Euro pro Monat Verspätung.