Was die Alpen mit guter Planung zu tun haben

„Planung ist das halbe Leben“ – so sagt man gern. Und tatsächlich ist Planung und eine sinnvolle Organisation das A und O für ein langfristig erfolgreiches Arbeiten remote oder im Homeoffice.

Einerseits hilft Planung uns dabei, produktiv zu sein – sie hilft aber auch dabei unproduktive Tage zu vermeiden. Wenn wir uns bei der Arbeit die ganze Zeit um näher rückende Deadlines, die 30 Punkte auf der unsortierten To-do-Liste und fünf weitere, noch nicht notierte Kleinigkeiten sorgen, die wir ja nicht vergessen wollen, können wir uns nur schlecht auf das Wesentliche konzentrieren. Noch problematischer wird es, wenn wir tatsächlich den Überblick verlieren und uns etwas Wichtiges entfällt oder wenn wir uns häufig und über viele Dinge mit anderen abstimmen müssen. Zum Glück gibt es vielfältige Methoden, um der eigenen Schaffenskraft Freiheit zu verschaffen und den Output auf Dauer sowohl zu maxi- als auch zu optimieren. Dabei gilt: Je mehr wir zu tun haben, desto wichtiger und befreiender ist es Energie in die Optimierung unserer Arbeitsprozesse zu investieren – es zahlt sich aus, glaub mir.

Selbstmanagement mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode gilt als besonders effektiv zur Optimierung der eigenen Arbeitsweise, weil sie hilft, den Tagesablauf – jeden einzelnen Tag – ganz konkret und zielführend zu strukturieren. Sie wurde vom deutschen Wirtschaftswissenschaftler, Autor und Berater Lothar Seiwert entwickelt.

Wie funktioniert die ALPEN-Methode?

1 – Aufgaben aufschreiben:

Wie auch bei anderen Methoden, ist es hier der logische erste Schritt zur Erstellung eines priorisierten Tagesplans, alle anfallenden Aufgaben auf einer vollständigen To-do-Liste zu notieren. Einfach unsortiert runterschrieben und gerne Papier und Stift nutzen, denn das ist für das Gehirn am besten zu verarbeiten.

2 – Länge einschätzen:

Als Nächstes notieren wir nun zu jeder Aufgabe möglichst realistisch, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen wird. Dabei sollten wir auch berücksichtigen, wie viel Zeit wir bereit sind, für einzelne Aufgaben aufzubringen und mit Deadlines sowie eigenen Zeitkontingenten bewusst planen. Wenn du keine Idee hast, wie lange eine größere Aufgabe dauert, gib ihr bewusst nur 30 Minuten Zeit: durch den kleinen Zeitdruck wirst du fokussierter arbeiten und automatisch mehr (oder genauso viel) schaffen, wie in 45 oder 60 Minuten.

3 – Pufferzeiten einplanen:

Ein weiterer essenzieller Faktor der ALPEN-Methode ist das Einplanen von Zeitpuffern. Auch wenn eigene Deadlines uns helfen, unsere Produktivität zu steigern, kommt immer mal wieder etwas dazwischen. Oft dauern Dinge, gerade individuelle Aufgaben, doch länger als erwartet. Wir empfehlen, nur 60 % der Zeit fest zu verplanen und die restlichen 40 % als Pufferzeiten festzuhalten. Bei einer Arbeitszeit von acht Stunden täglich heißt das: plane fünf Stunden fest für Aufgaben oder Meetings ein – den Rest halte als Puffer bewusst frei. Gerne mit Blockern im Kalender, um nicht von eifrigen Kolleginnen und Kollegen zu Meetings eingeladen zu werden, nur weil du gerade verfügbar bist.

4 – Entscheidungen treffen:

Der vierte und wichtigste Schritt der ALPEN-Methode lautet: Priorisieren! Wir entscheiden, was die wichtigsten Aufgaben sind, welche davon unbedingt heute erledigt werden müssen oder sollten und was noch ein wenig warten kann. To-dos, die wichtig sind, aber nicht akut drängen, werden dabei hintenangestellt. Was wichtig ist und nicht vertagt oder delegiert werden kann, wird im Tagesplan untergebracht.

Oft wird in diesem Selektionsprozess festgestellt, dass die Erledigung bestimmter Aufgaben zwar gut wäre, im großen Ganzen aber nicht wirklich wichtig ist. Dieser Prozess hilft uns einzuschätzen, ob wir zeitlich überhaupt in der Lage sind, alles, was wir uns für den Tag vorgenommen haben, tatsächlich zu erledigen. Daher auch die Betonung auf „Entscheidungen treffen“, priorisieren und Nein sagen, wenn nötig – und schlussendlich akzeptieren, dass wir nicht immer alles sofort erledigen können.

„Stress hat, wer ja sagt – aber nein meint.“ (Peter Kreuzer)

Nach der Entscheidung geht’s ins Arbeiten und Tun, bevor wir am Abend zu Schritt 5 kommen:

5 – Nachkontrollieren:

Am Ende eines Arbeitstages wird noch einmal Bilanz gezogen, ob wir alle eingeplanten To-dos erledigt haben, an welchen Stellen unsere Planung akkurat war oder weit vom tatsächlichen Zeitaufwand abgewichen ist und ob die Zeitpuffer ausgereicht haben. Diese Learnings helfen uns, in Zukunft noch realistischer zu planen und durch die bewusste Haltung „das habe ich alles heute erreicht“ wird im Gehirn das Hormon Dopamin ausgeschüttet und wir belohnen uns selbst für die Erfolge des Tages.

Hilfestellungen zur Anwendung der ALPEN-Methode

Mithilfe der ALPEN-Methode können wir unseren Tagesablauf auf recht einfachem Wege wirklich gut strukturieren und optimieren. Besonders dann, wenn wir regelmäßig ähnliche Aufgaben erledigen oder ein gutes Gefühl dafür haben, wie lange spezifische To-dos dauern, können wir mit vergleichsweise geringem Aufwand schnell eine sinnvolle Tagesplanung vornehmen.

Wenn einzelne unserer Arbeitsschritte häufig von anderen abhängig sind und Teammitglieder unseren selbst gesetzten Zeitplan „stören“, kann die ALPEN-Methode jedoch auch zu Frust führen. Auch besteht das Risiko, Pufferzeiten unbewusst eher als Einladung zum Schlendrian zu verbuchen, was sich bei so manchem negativ auf die Produktivität auswirken kann.

Wie bei jeder Methode ist es also an dir selbst herauszufinden und zu entscheiden, ob die ALPEN-Methode das Richtige für deine Arbeitsweise und deinen Job ist oder ob dir ein anderes System einen größeren Mehrwert verschaffen kann. Probiere es aus!

Checklisten für eine strukturierte Arbeitswoche

Mit den Checklisten „Guter Start in den Montagmorgen“ und „Die Arbeitswoche achtsam abschließen“ bekommst du eine praxistaugliche Übersicht, um deine Arbeitswoche strukturiert zu starten und abzuschließen.