Interview: Keine Zeit für Change? Nimm workhacks!

Workhacks: Klingt cool, ist es auch. Statt des großen Change-Feuerwerks sind Workhacks minimalinvasive Veränderungen in den Arbeitsabläufen, die schnell und effektiv eine große Wirkung erzielen können. Wir haben Workhacks-Erfinderin und Autorin des gleichnamigen Buches, Lydia Schültken, dazu befragt. Tolles Zusatz-Goodie für euch: Die gratis Buchzusammenfassung von getabstract gibt’s gleich noch mit dazu!

Carla vom Team KarriereBoost im Interview mit Lydia Schültken, Erfinderin von www.workhacks.de und Autorin des Buchs „workhacks“, erschienen im September 2017 bei Haufe.

Lydia, du hast ein Buch über workhacks geschrieben. Was sind workhacks?

Workhacks, wie ich sie entwickelt habe und einsetze, sind inspirierende Regeln oder Methoden, wie man besser, agiler und kollaborativer zusammenarbeitet. Alle workhacks sind erprobt und leisten einen positiven Beitrag. Die Teams wählen ihre workhacks selbst aus und werden dabei nicht bevormundet.

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Aber du weißt schon, dass niemand Zeit hat, noch weitere Instrumente bei sich einzuführen. Viele Führungskräfte sind am Limit ihrer Leistungsfähigkeit. Wie soll das gehen?

Oh, da kann ich Dich beruhigen. Es geht nicht darum, den Führungskräften noch mehr auf die volle Schippe zu laden. Im Gegenteil: die workhacks, die wir anbieten, entlasten die Mitarbeiter mit Führungsverantwortung. Zum einen dauert die Einführung eines neuen workhacks weniger als 3 Stunden. Zum anderen sorgt unser Patensystem dafür, dass die workhacks ganz ohne Zeitaufwand für die Führungskraft eingeführt werden. Das machen die Mitarbeiter selbst.

Die meisten Leute wollen Veränderung und sehnen sich nach guter und ehrlicher Zusammenarbeit, aber sie wollen vor allem gefragt werden. Das respektieren wir und handeln danach.

Kannst du das etwas genauer erläutern?

Ja, gern. Das funktioniert so: Wenn jemand mit workhacks arbeiten will, dann lädt er oder sie meine KollegInnen oder mich zu einem Abteilungstreffen ein. Dort stellen wir in etwa 1,5 Stunden das Konzept von workhacks vor. Dann gibt es ein 2stufiges Abstimmungsverfahren; im ersten Durchgang können die Kolleginnen entscheiden, ob sie überhaupt mit dem Thema workhacks arbeiten wollen. Das ist eine schriftliche, geheime Wahl. Bei mehr als 30% Nein-Stimmen fangen wir erst gar nicht an. Wir arbeiten nicht gegen Widerstände an und machen sehr gute Erfahrungen damit. Die meisten Leute wollen Veränderung und sehnen sich nach guter und ehrlicher Zusammenarbeit, aber sie wollen vor allem gefragt werden. Das respektieren wir und handeln danach.

In der nächsten Runde wird abgestimmt, welchen workhack das Team als erstes einsetzen will. Dann wird ein workhack priorisiert und wir fragen dann, wer dafür Pate sein will. Die 2 bis max. 3 Paten arbeiten den workhack mit uns so aus, dass er wirklich in die Abteilung passt. Das dauert nochmal 1 bis 3 Stunden, je nach workhack. Da ist die Führungskraft schon gar nicht mehr dabei. Schließlich wird das Team informiert, wie man den workhack nun genau ab wann einsetzt – das ist eine kurze Informationsveranstaltung und  dauert ca. 20 Minuten.

Wir hatten schon viele Folgetermine, wo die Führungskraft einen anderen Termin hatte oder was dazwischen gekommen ist und wir können dann trotzdem mit unserem System weiter machen. Die KollegInnen entscheiden einfach ohne die Führungskraft über den Einsatz des nächsten workhack….

Und welche Themen adressiert ihr mit den workhacks? Sind das alles Effizienztreiber?

Nein, ein paar schon, aber längst nicht alle. Die workhacks thematisieren völlig unterschiedliche Bereiche: Effizienz, Feedback, Kommunikation, Konflikte, Innovation und  Sinn. Das ist sozusagen die Sachebene. Eine Ebene darunter, auf der philosophischen Ebene könnte man sagen, verpflichten wir uns den drei Motivationstreibern nach Daniel Pink. Der hat herausgefunden, was Menschen wirklich motiviert: Autonomy, Mastery und Purpose. Wir versuchen also, mit den workhacks ein Klima zu schaffen, dass diesen drei Motivationstreibern mehr Raum gibt.

Wenn wir über Change oder Transformation sprechen, dann sprechen wir eigentlich über das Loslassen von schlechten Routinen zugunsten besserer Routinen.

Kannst du ein Beispiel nennen?

Gern: ein beliebter workhack bei unseren Kunden ist die Fokuszeit. Viele Menschen beklagen, dass sie kaum noch ungestört arbeiten können. Großraumbüros und die Kultur der ständigen Ansprechbarkeit machen es schwer, ein paar klare Gedanken zu fassen, insbesondere, wenn man sich mal mit komplexeren Themen auseinandersetzen will. Studien zeigen, dass man ca. 15 Minuten benötigt, um sich in ein schwieriges Thema einzudenken. Ständige Unterbrechungen sind für solche Prozesse natürlich Gift. Deswegen gibt es die Fokuszeit: in dieser Zeit (meist eine Stunde pro Tag) spricht niemand aus dem Team einen anderen Kollegen an und es werden auch keine Meetings abgehalten. Wichtig ist, dass es für jeden die gleiche Zeit ist und dass es immer die gleiche Uhrzeit ist. Das klingt vielleicht komisch, aber letztlich ist die Fokuszeit ein Treiber für das Thema „Autonomy“.

Und warum soll das Team das täglich machen?

Uns geht es um Veränderung von Routinen. Wenn wir über Change oder Transformation sprechen, dann sprechen wir eigentlich über das Loslassen von schlechten Routinen zugunsten besserer Routinen. Um Routinen zu verändern, braucht es Regelmäßigkeit und möglichst wenig Ausnahmen.

Kannst du weitere Beispiele für workhacks nennen?

Sicher: einen sehr wichtigen workhack habe ich bei SCRUM gefunden: die Retrospektive. Das ist ein sehr sehr guter Team-workhack. In der Retrospektive wird alle 2 Wochen die Zusammenarbeit thematisiert und überlegt, wie man besser miteinander arbeiten kann. Das ist ein sehr mächtiger workhack. Einen anderen workhack hab ich beim Design Thinking gefunden: das Timeboxing. Das setze ich als workhack sehr gern in Meetings ein, damit die effizienter laufen. Letztes Beispiel ist der Y-Talk: das ist ein halbtägiges Treffen, bei dem der Sinn des Unternehmens diskutiert wird: warum gibt es uns und warum bin ich hier? Das sind die entscheidenden Fragen beim Y-Talk. Es geht also bei den workhacks um mehr Effizienz, aber auch um mehr Reflexion.

Vielen Dank für das Interview!

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Lydia Schültken

Lydia Schültken

Lydia Schültken ist die "Erfinderin" von workhacks und liebt es, Probleme wie ein "Hacker" zu betrachten. Sie sieht den Schlüssel für echte Veränderung in der Entwicklung neuer, besserer Routinen.

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