Läuft: Kanban als agile Technik für dein Projekt

Agiles Arbeiten liegt im Trend – vielleicht arbeitest du ja schon selbst nach Methoden wie Kanban oder Scrum. Falls du Kanban noch nicht kennst, bekommst du in unserem Beitrag einen kurzen Einblick.

Kanban ist eine Technik die heute auch im agilen Projektmanagement verwendet wird. Sie sorgt für schnellere und effizientere Abläufe im Arbeitsalltag und unterstützt den kontinuierlichen Abeitsprozess. Erfunden hat sie Taiichi Ohno, der in den 1950er Jahren als Ingenieur bei Toyota arbeitete. Auf seiner Suche nach Lösungen, um Engpässe zu vermeiden und schnellere Durchlaufzeiten zu etablieren, entwickelte er das Kanban-System. Ursprünglich stammt diese Methode also aus dem Ansatz des Lean Management.

Backlog als Aufgabenlager

Ähnlich wie das Warenregal im Supermarkt füllt man neue Aufgaben erst nach, wenn nichts mehr da ist – grob gesprochen. Die Teammitglieder bedienen sich bei der Kanban-Methode aus dem Backlog, einer Art Lager für alle anstehenden Projekte und Aufgaben. Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist, holt man sich die nächste. So entsteht kein Aufgabenstau und einzelne Aufgaben werden schneller abgearbeitet.

Kanban stammt aus dem Japanischen und beinhaltet sinngemäß das Wort „Karte“ – und genau so ist das System auch aufgebaut. Die Aufgaben werden auf farbige Karten notiert und in drei Spalten auf einem Board angebracht: To do, Doing und Done.

Die Karten, also die Aufgaben, durchwandern diese drei Stadien, bis sie erledigt sind die Teammitglieder sich neue Aufgaben aus dem Backlog holen. Ob dieser Prozess analog oder digital abgebildet wird oder eine Mischung von beidem ist, sollte jedes Team für sich selbst entscheiden. Sitzen nicht alle Beteiligten an einem Standort, empfiehlt sich sicherlich die digitale Variante – hierzu gibt es bereits eine ganze Reihe praktikabler Tools.

Spiel nach einfachen Regeln

Es gibt im Kanban relativ wenige Regeln – aber diese solltet ihr einhalten, damit das System funktioniert. Beispielsweise muss das Team vorab die Kriterien festlegen, ab wann eine Aufgabe in die nächste Spalte rutscht – also in Bearbeitung oder erledigt ist. Zudem kann es helfen, die Anzahl der verfügbaren Karten zu begrenzen. So könnt ihr verhindern, dass zu viele Aufgaben parallel begonnen werden. Und, last but not least, kann Kanban nur funktionieren, wenn alle Teammitglieder dafür Verantwortung übernehmen, dass die Abläufe flüssig laufen – und selbstständig Verbesserungsvorschläge einbringen, wenn nötig.

Kanban: Vorteile…

Die Vorteile von Kanban liegen auf der Hand: Es ist relativ unkompliziert implementierbar und steigert sofort die Geschwindigkeit der Arbeitsabläufe. Der Managementaufwand verringert sich. Und langwierige Meetings, wer wann welche Aufgabe übernimmt, fallen weg. Da in kurzen Sprints gearbeitet wird, fallen Fehler zudem relativ schnell auf und können korrigiert werden.

… und Grenzen

Kanban funktioniert auf der anderen Seite allerdings auch nur dann, wenn sich die Projekte in überschaubare Aufgabenblöcke unterteilen lassen. Solltet ihr außerdem mit festgelegten Deadlines planen, eignet sich für euch andere agile Methode wie Scrum sicher besser. Diese legt ein größeres Augenmerk auf den Aspekt des Zeitmanagements.

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