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Getting Things Done – die Methode für mehr Produktivität
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Getting Things Done – die Methode für mehr Produktivität

 Mirjam Maier
Mirjam Maier
Content Producerin

Die Verpflichtungen wachsen dir über den Kopf und du hast das Gefühl, du kannst dich nicht mehr richtig sortieren? Getting Things Done ist eine Methode, die dir hilft, dein Selbstmanagement zu optimieren. Wir stellen sie dir vor!

Was ist Getting Things Done?

Die Getting-Things-Done-Methode, kurz GTD, wurde von David Allen entwickelt und basiert auf einem Listen- und Terminkalendersystem, das dein Zeitmanagement optimiert und somit deine Produktivität erhöht. Hauptsächlich geht es darum, alle anstehenden Aufgaben schriftlich zu erfassen. Denn so musst du dir nicht mehr alles merken und dein Kopf ist nicht dauernd damit abgelenkt, keine Aufgabe zu vergessen. In Ruhephasen kannst du also besser entspannen und dich dann konzentrierter auf die Aufgaben fokussieren, die gerade wichtig sind.

Wie funktioniert Getting Things Done?

Die GTD-Methode lässt sich in 5 Schritte unterteilen. Diese stellen wir dir im Folgenden vor.

1. Schritt – Sammeln

Mit Sammeln ist gemeint: Sammle alle Termine, Ideen und Aufgaben in einer Ablage, z. B. in deinem Mail-Postfach, einem physischen Postfach, in OneNote oder anderen virtuellen Tools. Jedes Mal, wenn eine neue Aufgabe etc. reinkommt, sammelst du sie an diesem Ort.

2. Schritt – Verarbeiten

Eines vorweg: Wenn du deine Ablage bearbeitest, verarbeitest du gleich, was sich darin angehäuft hat, nichts wird zurückgelegt. Stelle dir dafür zunächst jedes Mal die Frage, um was es sich handelt und was du tun kannst. Kannst du nichts tun, lösche es, lege es ab für irgendwann einmal oder in einen Ordner für Referenzmaterial.

3. Schritt – Organisieren

Kannst du das Thema aktuell bearbeiten, dann unterteile es in die Bereiche ‚Ein Schritt‘ oder ‚Mehrere Schritte‘. Diese kannst du wiederum aufsplitten, sodass am Ende jeder Task seinen geordneten Platz hat, z. B. kommen Termine in den Kalender, zu erledigende Aufgaben in die Liste ‚nächste Schritte‘ oder in die Liste für Projekte.

Hinweis: David Allens Methode geht davon aus, dass eine Aufgabe, die aus mehreren Schritten besteht, ein Projekt ist und somit in die Projektliste gehört.

Du solltest neben der Projektliste auch eine separate Liste führen für Dinge, die weitere Schritte erfordern (z. B. Berufliches, Privates, Besorgungen usw.). Auch eine Erinnerungsliste ist sinnvoll. Checke diese regelmäßig, um den Fortschritt der Erledigung zu sichten.

4. Schritt – Durchsehen

Sichte deine Listen regelmäßig und halte sie aktuell. So weißt du, was gerade anfällt, kannst priorisieren und die restlichen Aufgaben zunächst beiseiteschieben und dich zunächst auf das Wichtigste konzentrieren.

5. Schritt – Erledigen

Damit du entscheiden kannst, welche Aufgabe zuerst bzw. als nächstes zu erledigen ist, prüfe deine verfügbare Zeit und Energie, den Kontext (wo bist du gerade und was kannst du in dieser Situation erledigen) und die Priorität (welche Aufgabe ist die wichtigste?).