Entspannt in den Urlaub: Planung ist alles!

Die Koffer sind gepackt, Strand, Berge oder die Lieblingsstadt sind zum Greifen nah – und trotzdem will sich das Urlaubsgefühl noch nicht so recht einstellen. Und auch nach ein paar Tagen wandern deine Gedanken immer wieder ins Büro und du fragst dich, ob alles läuft. Ein wirklich entspannter Urlaub sieht anders aus. Helfen können da eine gute Planung und eine ebenso gute Übergabe. Wir haben da einige Tipps für dich.

Die perfekte Übergabe

Eine Frage, die eigentlich immer, nicht nur während der Urlaubsplanung geklärt sein sollte: Wer kann mich vertreten? Und brauche ich für verschiedene Projekte vielleicht sogar verschiedene Stellvertreter? Mit diesen Überlegungen solltest du im Idealfall nicht erst zwei Tage vor dem Urlaub beginnen, sondern schon viel früher. Denn deine Stellvertreter brauchen vielleicht eure Zugangsdaten, müssen wissen, welche festen Deadlines einzuhalten sind, sollten bestimmte Programme bedienen können und wissen, wer im Ernstfall beim Kunden zu kontaktieren ist. Das alles kurz vor knapp zu besprechen, bringt euch alle vor deiner Auszeit unnötig in Bedrängnis.

Grundsätzlich sollte für die Art der Übergabe und die Auswahl der Stellvertreter Folgendes sichergestellt sein: Kunden oder Partner wissen zwar, dass du nicht da bist. Im Tagesgeschäft merken sie aber keinen relevanten Unterschied. Wenn für die Externen die Dinge so gewohnt geschmeidig weiterlaufen wie sonst auch, hast du deine perfekte Urlaubsvertretung gefunden.

Das optimale Timing

Klar, einige sind bei ihrer Urlaubsplanung an feste Zeiten gebunden, seien es die Schulferien oder weil die Partnerin oder der Partner nur zu einem bestimmten Zeitpunkt verreisen können. Wer einigermaßen flexibel ist, sollte allerdings darauf verzichten, kurz vor oder nach einem großen und wichtigen Projekt die Segel zu streichen. Denn wir kennen es doch alle: Wie gut auch immer alles vorbereitet wird, Unvorhergesehenes bleibt eben Unvorhergesehenes. Da sollte vor deinem Urlaub noch genügend Zeit sein, das noch zu lösen. Und auch gleich nach Projektende in den Urlaub zu entschwinden, kann nach hinten losgehen. Oft gibt es noch wichtige und manchmal auch eilige Anfragen, die du als Verantwortliche(r) am besten lösen kannst. Und mal ehrlich: Wenn du von vornherein weißt, dass es ein schlechter Zeitpunkt zum Verreisen ist, wird der Urlaub nur halb so entspannt wie er sein sollte.

No-Gos bei der Urlaubsplanung

Was gar nicht geht, bevor du dich fröhlich für die nächsten zwei, drei Wochen verabschiedest: Einen unordentlichen und chaotischen Schreibtisch hinterlassen. Im Zweifelsfall arbeitet während deiner Abwesenheit jemand anderes an deinem Schreibtisch. Und sie oder er sollte sich nicht erst durch Stapel von Papier oder leere Kaffeetassen wühlen müssen. Außerdem ein absolutes No-Go: Die Urlaubsvertretung dazu nutzen, endlich mal alle ungeliebten Aufgaben abzugeben. Das mag verlockend klingen, bringt dir aber garantiert keine Sympathiepunkte ein. Bedenke auch, dass auch du vielleicht irgendwann mal die Urlaubsvertretung für deine Stellvertretung übernehmen musst.

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