Ab in den Urlaub: Was deine Urlaubsvertretung wissen muss

Urlaub – die schönste Zeit des Jahres! Trotzdem wandern deine Gedanken immer wieder ins Büro und du fragst dich, ob alles läuft. Eine gut organisierte Urlaubsvertretung schafft hier Abhilfe. Unsere Tipps helfen dir, deine Urlaubsvertretung perfekt zu organisieren.

Urlaubsvertretung finden

Am entspanntesten kannst du in den Urlaub fahren, wenn du weißt, dass deine wichtigsten Aufgaben und Projekte in guten Händen sind. Daher sollte – im besten Fall nicht erst kurz vor dem Urlaub – geklärt sein:

• Wer kann mich vertreten?
• Brauche ich für verschiedene Projekte vielleicht sogar verschiedene Stellvertreter?

Überlege dir, wer in deiner Abwesenheit deine Urlaubsvertretung übernehmen kann. Sicher hast du einen Überblick, wer in deinem Team die notwendigen Kenntnisse und Kapazitäten hat, um deine Aufgaben zeitweise zu übernehmen. Informiere dann deine Führungskraft, wen du dir als Urlaubsvertretung vorstellen kannst. Im besten Fall hast du bereits vorgefühlt, ob diese Kandidaten diese Aufgaben übernehmen wollen und können. Dennoch sollte deine Chefin die beste Übersicht darüber haben, wer wann in den Urlaub fährt und somit tatsächlich als Urlaubsvertretung infrage kommt.

Das kann beispielsweise ein Teamkollege, ein Azubi oder eine Aushilfe sein, die öfter in der Abteilung aushilft. Eventuell kommt auch eine externe Hilfe, z. B. über eine Zeitarbeitsfirma infrage. Plane auf jeden Fall genügend Zeit ein, um deine Urlaubsvertretung ausreichend in die notwendigen Aufgaben einzuarbeiten.

Urlaubszeitpunkt realistisch planen

Einige von uns sind bei ihrer Urlaubsplanung an feste Zeiten gebunden, seien es die Schulferien oder Betriebsurlaub in der Firma der Partnerin oder des Partners. Wenn du einigermaßen flexibel bist, solltest du allerdings darauf verzichten, nicht kurz vor oder nach einem großen und wichtigen Projekt die Segel zu streichen. Denn wir kennen es doch alle: Wie gut auch immer alles vorbereitet wird, Unvorhergesehenes bleibt eben Unvorhergesehenes. Daher sollte vor deinem Urlaub noch genügend Zeit sein, solche Fälle noch zu lösen.

Auch gleich nach Projektende in den Urlaub zu entschwinden, kann zu Problemen führen. Oft gibt es noch wichtige und manchmal auch eilige Anfragen, die du als Verantwortlicher besser und schneller lösen kannst als deine Urlaubsvertretung. Und mal ehrlich: Wenn du von vornherein weißt, dass es ein schlechter Zeitpunkt zum Verreisen ist, wird der Urlaub nur halb so entspannt, wie er sein sollte.

Checkliste und Tipps für deine Urlaubsvertretung

Mit den notwendigen Überlegungen für eine Urlaubsübergabe solltest du im Idealfall nicht erst zwei Tage vor dem Urlaub beginnen. Alles kurz vor knapp zu besprechen, bringt alle Beteiligten vor deiner Auszeit unnötig in Bedrängnis. Denn für eine perfekte Urlaubsvertretung sind einige Vorbereitungen nötig. Nutze dazu die nachfolgende Checkliste:

• Du findest einen oder mehrere Stellvertreter, die deine täglichen Aufgaben übernehmen können.
• Sinnvollerweise hast du einen (oder mehrere) Ansprechpartner für laufende Projekte benannt, an die sich Kunden, Kolleginnen oder Vorgesetzte während deiner Abwesenheit wenden können.
• Du hast deine Kollegen und deine wichtigsten Kontakte (intern und extern) über deine Abwesenheit rechtzeitig informiert und die Ansprechpartnerinnen für Fragen kommuniziert.
• Deine Urlaubsvertretung weiß über die wichtigsten Vorgänge Bescheid. Terminiere dazu eine persönliche Urlaubsübergabe mit deiner Urlaubsvertretung und gib ihr eine schriftliche Dokumentation zur Urlaubsübergabe an die Hand. Notiere darin die wichtigsten Aufgaben und Vorgänge, die während deiner Abwesenheit anfallen können. Halte darin Ansprechpartner und Kontakte, notwendige Zugangsdaten, Deadlines und wichtige Unterlagen fest.
• Stelle sicher, dass deine Urlaubsvertretung die notwendigen Programme bedienen kann, weiß wo die Unterlagen aufbewahrt werden und wer im Ernstfall beim Kunden zu kontaktieren ist.

Tipp: Auch weitere Kolleginnen sollten auf diese schriftliche Dokumentation Zugriff haben. Denn vielleicht tauchen während deiner Abwesenheit bei deiner Urlaubsvertretung weitere Fragen auf oder sie wird kurzfristig krank. Dann können auch andere Kollegen aushelfen.

Grundsätzlich sollte für die Art der Übergabe und die Auswahl der Stellvertreter Folgendes sichergestellt sein: Kundinnen oder Partner wissen zwar, dass du nicht da bist. Im Tagesgeschäft merken sie aber keinen relevanten Unterschied. Wenn für die Externen die Dinge so gewohnt geschmeidig weiterlaufen wie sonst auch, hast du deine perfekte Urlaubsvertretung gefunden.

Bevor du fährst: Abwesenheitsassistent aktivieren

Denke unbedingt auch daran, deinen Abwesenheitsassistenten (im Chat- und Mailprogramm) zu aktivieren. Wer dich kontaktiert bekommt dadurch die Info, wann du zurückkommst und wer dich in deiner Abwesenheit vertritt.

Tipp: Damit deine Kollegen auch etwas zu lachen haben, wenn du nicht da bist, hinterlass doch mal eine witzige Abwesenheitsmeldung, mit der keiner rechnet. Wir hätten da ein paar Vorschläge für dich.

No-Gos für die Urlaubsvertretung

Was gar nicht geht, wenn du dich fröhlich für die nächsten zwei, drei Wochen verabschiedest: Einen unordentlichen und chaotischen Schreibtisch hinterlassen. Im Zweifelsfall arbeitet deine Urlaubsvertretung während deiner Abwesenheit an deinem Schreibtisch. Und sie oder er sollte sich nicht erst durch Stapel von Papier oder leere Kaffeetassen wühlen müssen.

Außerdem ein absolutes No-Go: Die Urlaubsvertretung dazu nutzen, endlich mal alle ungeliebten, lästigen oder gar komplizierten Aufgaben abzugeben. Das mag verlockend klingen, bringt dir aber garantiert keine Sympathiepunkte ein. Bedenke auch, dass auch du vielleicht irgendwann mal im Gegenzug die Urlaubsvertretung für deine Stellvertretung übernehmen musst.