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Perfektionismus ade
Es ist löblich, dass du deine Arbeit so gewissenhaft wie möglich erledigst, aber: Wenn du wirklich ein Ergebnis erzielen willst, das deinem Perfektionsanspruch genügt, solltest du nicht zu viele Dinge gleichzeitig tun wollen. Sonst könntest du dich verzetteln und so in eine Abwärtsspirale geraten, die genau das Gegenteil von dem bewirkt, was du erreichen willst. Darum verliere dich nicht in Details und vernachlässige auch mal andere wichtige Aufgaben, wenn du schlichtweg keine Zeit mehr für sie findest. Was dir dabei hilft, deine Effektivität zu steigern:
- Setze Prioritäten: Mach dir klar, welche Ziele wirklich wichtig sind und was im Moment vernachlässigbar ist. Du hast immerhin nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung. Also stecke genau ab, wie viel Zeit und Energie du in welches Projekt investieren kannst.
- Denke an die 80:20-Regel: Einige Aufgaben lassen sich in 20 % der eingesetzten Zeit bereits so erledigen, dass sie 80 % des gewünschten Ergebnisses erzielen.
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Sag auch mal Nein
Effektivität lässt sich definitiv nicht erhöhen, wenn du zu allem und jedem Ja sagst. Das heißt nicht, dass du deine Kollegen nicht mehr unterstützt oder es als Ausrede nutzt, jede unliebsame Aufgabe abzulehnen. Mach dir aber klar, dass es in Ordnung ist, auch mal Nein zu sagen, vor allem dann, wenn dein Schreibtisch sowieso schon überquillt. Darum:
- Verliere deine Prioritäten nicht aus den Augen: Mach dir deine Aufgaben und die Zeit, die du dafür benötigst, klar und wäge ab, ob du wirklich noch zusätzliche Aufgaben übernehmen kannst.
- Mach dir bewusst: Auch wenn du einmal Nein sagst, wirst du für andere trotzdem noch ein netter Kollege sein.
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Erzfeind Multitasking
Multitasking ist der Erzfeind der Effektivität und nie eine gute Lösung. Unterschiedliche Aufgaben parallel zu erledigen, wird nicht funktionieren, auch wenn du noch so sehr daran glauben magst. Jedes Mal, wenn du eine Aufgabe unterbrichst, musst du wieder bei null anfangen, um zurück in das Thema zu finden, so gehen wertvolle Ideen und Zeit verloren. Also bleibe diszipliniert an einer Aufgabe so gut es geht:
- Blocke dir Zeit für wichtige Aufgaben und konzentriere dich nur darauf.
- Bearbeite Aufgaben nacheinander.
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Ablenkungsmanövern entgehen
Ablenkungen trudeln in unterschiedlichen Formen zwischen deine zu erledigenden Aufgaben ein, z. B. durch E-Mails, Telefonate oder Kollegen, die unangekündigt auf der Matte stehen. Was du tun kannst:
- Blocke dir Zeit, um konzentriert am Stück an einer Aufgabe zu arbeiten und schalte dabei dein Mailprogramm aus und lasse den Anrufbeantworter zunächst die Arbeit für dich machen, statt selbst ans Telefon zu gehen.
- Bündele Telefonate und sichte deine Mails, wenn möglich, zu festen Zeiten 2-3 Mal am Tag.
- Bitte Kollegen, zu einem späteren Zeitpunkt vorbeizukommen, oder biete an, selbst vorbeizukommen.
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Heiko Link