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Die 5S-Methode: Ordnung ist das halbe Arbeitsleben
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Die 5S-Methode: Ordnung ist das halbe Arbeitsleben

 Mirjam Maier
Mirjam Maier
Content Producerin

Du verbringst mehr Zeit als nötig damit, arbeitsrelevante Dokumente und Materialien zu suchen, statt deine Energie in die eigentliche Arbeit zu investieren? Das muss nicht sein. Bring ein bisschen Ordnung an deinen Arbeitsplatz mit der 5S-Methode! Wir verraten dir, was dahintersteckt.

Die 5S-Methode: Was ist das?

Deine Effizienz am Arbeitsplatz profitiert von Ordnung. Genau dafür ist die 5S-Methode da: Sie hilft dir gezielt Ordnung an deinem Arbeitsplatz zu schaffen, damit alles, was du zum Arbeiten brauchst, nur einen gezielten Handgriff entfernt ist. Das gilt auch für den Arbeitsrechner. Denn jeder gesparte Klick ist gewonnene Zeit. Aber wer sind diese 5S nun eigentlich? Sie stehen für:

  • Sortiere aus
  • Systematisieren
  • Sauber halten
  • Standardisieren
  • Ständige Verbesserung

Das ist die 5S-Methode nicht: Eine Aufräumaktion. Denn aufräumen impliziert, dass der Vorgang immer wieder wiederholt werden muss. Mit der 5S-Methode soll aber genau das vermieden werden und der Zustand nach der einmaligen Ausführung möglichst beibehalten oder verbessert werden.

Schauen wir uns im Folgenden die Methode doch einmal Schritt für Schritt an.

1. Sortiere aus

Beim Aussortieren hilft dir eine simple Fragestellung besonders:

  • Was wird zum Arbeiten benötigt und was nicht?

Anhand dieses einfachen Kriteriums kannst du deinen Schreibtisch und deine virtuellen Ordner von allem Überflüssigen bereinigen. Was du nicht zum Arbeiten brauchst, kommt weg.

2. Systematisieren

Nachdem du zunächst Ordnung geschaffen hast, geht es ans Systematisieren. Frage dich hierzu:

  • Wo wird was benötigt?
  • Wie viel davon wird benötigt?

Finde dann einen festen Platz für deine Arbeitsmaterialien, so weißt du immer genau, wo du sie findest. Und was deinen Arbeitsrechner angeht: Lege dir Ordner und Unterordner an, die du beschriftest und in denen du nur das ablegst, was du benötigst und was für diese Ordner wirklich vorgesehen ist.

3. Sauber halten

Halte deine neu angeordneten Bereiche sauber. Was nach einer Zeit veraltet ist und nicht mehr gebraucht wird, kannst du bedenkenlos entsorgen bzw. löschen. Und natürlich darfst du deinen Schreibtisch auch mal abwischen. 😉

4. Standardisieren

Dieser Schritt meint, dass du dir bestimmte Standards setzen sollst. Das heißt aber nicht, dass du alles in eine feste Struktur pressen musst. Aber versuche, deine dir selbstgesetzten Standards zu halten und nicht in alte Muster zurückzufallen.

5. Ständige Verbesserung

Nichts bleibt beständig, auch Arbeitsabläufe, Arbeitsmaterialien oder Computerprogramme ändern sich und dein von dir geschafften System benötigt immer mal wieder eine Anpassung. Darum ist es sinnvoll, die Schritte 1 bis 4 regelmäßig zu wiederholen. Das wird dich weniger Zeit kosten, als du denkst, denn du hast deinen Arbeitsplatz ja schon einmal im komplett optimiert. Jetzt braucht es nur noch hin und wieder kleine Anpassungen.