Agiles Projektmanagement – Die Universallösung?

Du kommst ins Büro und auf deinem Schreibtisch begrüßt dich bereits ein haushoher Stapel unerledigter Unterlagen. Erfolgreich daran vorbeigekämpft, PC hochgefahren, E-Mail-Postfach geöffnet, zweiter Schock. Ein weiterer, nun digitaler Haufen an Arbeit. Pflichtbewusst aber frustriert fängst du an, den Berg abzuarbeiten. Kurz nach Arbeitsbeginn braucht dich dann der Chef noch für einen Eil-Auftrag. So oder so ähnlich sieht der Arbeitstag von vielen Arbeitnehmern aus. Doch muss das wirklich so sein? Agiles Projektmanagement kann dir helfen.

Zu viel Arbeit, zu wenig Zeit? Bekanntes Problem – innovative Lösung

Agile Arbeitskonzepte, ursprünglich in der Softwareentwickler-Szene erfunden, versprechen eine höhere Produktivität bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter. Wie soll das funktionieren?

Der Kickoff

Ein Projekt wird am Anfang nicht vollständig durchgeplant und einem Mitarbeiter zugewiesen. Stattdessen werden in einem Kickoff vom gesamten Team viele kurze Etappen (auf agil: Sprints) festgelegt, die nicht länger als maximal einen Monat dauern und gewissen Arbeitsgruppen (Scrum-Teams) zugeordnet werden.

Der Sprint

In einem Sprint wird von einem Scrum-Team ein voll funktionsfähiges Zwischenprodukt hergestellt, das dem Auftraggeber zur Kontrolle vorgelegt wird. Anhand des Feedbacks werden die weiteren Schritte geplant und neue Sprints entworfen. Mit diesem Vorgehen spaltet das Team den Berg an Arbeit in gut verdaubare Häppchen und verhindert somit effektiv das Drehen unnötiger Schleifen und die Überbelastung einzelner Personen.

Währens eines Sprints wird das Scrum-Team nicht durch neue oder geänderte Anforderungen unterbrochen. Konzentriertes und auf ein Ziel gerichtetes Arbeiten ist so möglich.

Das Daily Scrum Meeting (kurz: Daily Scrum)

Jeden Arbeitstag trifft sich das Scrum-Team zu einem maximal 15-minütigen Meeting. Es dient dem Team dazu, sich abzustimmen und gegenseitig zu informieren. Folgende Fragen werden von den Teammitgliedern beantwortet:

  • Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum getan?
  • Was plane ich, bis zum nächsten Daily Scrum zu tun?
  • Was hat mich bei der Arbeit behindert?

Es ist für alle Teammitglieder wichtig zu wissen, was die anderen machen, um ein Gesamtbild des Projekts zu erhalten. Oft entsteht während des Daily Scrums weiterer Gesprächs- und Informationsbedarf. Diesem kann im Anschluss an das Meeting in Einzelgesprächen nachgegangen werden.

Die Retrospektive

Ist ein Projekt abgeschlossen, treffen sich die Teammitglieder zu einer Nachbesprechung, der Retrospektive. In Retrospektiven geht es darum, aus der Vergangenheit zu lernen. Das Projekt und das Projektmanagement wird gemeinsam durchleuchtet und bewertet. Was ist gut und was schlecht gelaufen? Wichtig ist auch nach dem „Warum“ zu fragen: Warum waren Dinge gut oder schlecht? Welche Maßnahmen können wir für zukünftige Verbesserungen ergreifen?

Agiles Projektmanagement geglückt: Wie wird dein Arbeitstag jetzt aussehen?

Statt des riesigen Arbeitsbergs erwarten dich morgens ein gut gelauntes Team, ein aufgeräumter Arbeitsplatz und Aufgaben, die dich nicht gleich ins Schwitzen bringen. Die Arbeitsabläufe und Projekte sind auf Tafeln visualisiert. In einem kurzen Daily Scrum Meeting kommt dein Team zusammen und bespricht, welche Aufgaben jedes Mitglied übernimmt. Wichtig: Es gibt nicht mehr „meine“ und „deine“ Aufgaben. Das Team hält zusammen. Nach dem Meeting kannst du möglichst ungestört deine Aufgabe erledigen. Bei Fragen hast du immer das Scrum-Team an deiner Seite.

Die Grundidee des agilen Projektmanagements, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen, motiviert enorm. Der Stapel auf deinem Tisch gehört mithilfe agilem Projektmanagement der Vergangenheit an. Und, noch viel wichtiger: die tägliche Frustration wird automatisch der Motivation Platz machen.

 

Mehr lesen? „Agiles Projektmanagement“ von Jörg Preußig.

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