Mehr Zeit für Wichtiges: richtig delegieren

Du kannst dich nur noch vage daran erinnern, wie dein Freund aussieht und an deinem Mountainbike im Hausflur hast du neulich Spinnweben entdeckt? Ein klarer Fall von Arbeit-frisst-Leben-auf. Was dagegen hilft? Ganz einfach: delegieren. Seit deiner Beförderung vor ein paar Monaten hast du an deinem Arbeitsstil wenig geändert. Du willst immer noch alles selbst machen. Das ist ein Problem – nicht nur für dich, sondern auch für deine Mitarbeiter.

Delegieren geht über kommunizieren

Delegieren bedeutet, deinen Mitarbeitern Aufgaben zu übertragen und ihnen für deren Bearbeitung auch einen Handlungsspielraum einzuräumen. So gewinnst du Zeit für Führungsaufgaben und die Mitarbeiter bekommen mehr Eigenverantwortung und erweitern ihre Kompetenzen. Ob das gelingt hängt von einem gemeinsamen Verständnis der Aufgabe ab. Die Basis dafür ist ein gut vorbereitetes Delegationsgespräch. Zunächst solltest du die drei Fragen beantworten:

  1. Vertraust du dem Mitarbeiter und bist du bereit, Verantwortung abzugeben?
  2. Verfügt der Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten und das Engagement?
  3. Hast du die Rahmenbedingungen für die Delegation der Aufgabe definiert?

Aufgaben, Ziele und Rahmenbedingungen definieren

Die Details klärst du dann mit deinem Mitarbeiter im Gespräch. Dabei ist wichtig, dass du dafür genug Zeit einplanst, Zeit für Rückfragen und um Unklarheiten zu beseitigen. Delegieren ist nicht, was du zwischen Tür und Angel oder schnell zwischendurch am Telefon erledigen kannst. In einem guten Delegationsgespräch besprichst du folgende Punkte:

  • Was ist der Auftrag an die Mitarbeiter? Warum delegierst du die Aufgabe und welches Ziel soll nach der Erledigung des Auftrags erreicht sein?
  • Kläre die Rahmenbedingung und Details, z.B. Welche Ressourcen stehen dem Mitarbeiter zur Verfügung, welche Freiheiten und Befugnisse hat er?
  • Lege einen gemeinsamen Zeitplan fest, wenn nötig Terminen für Rückmeldungen.
  • Lass die vom Mitarbeiter Feedback geben, ob er sich der Aufgabe gewachsen fühlt und ob er motiviert ist. Ein Mitarbeiter hat auch das Recht, eine Aufgabe abzulehnen.
  • Vereinbare, wie er über Ergebnisse berichtet werden soll und wie Fortschritte kontrolliert werden.
  • Mache deutlich, dass du über Probleme möglichst schnell informiert werden willst und sichere deine Unterstützung zu.

Die Zeit, die du in ein Delegationsgespräch investierst, lohnt sich. Wenn du nicht mit Sorgfalt vorgehst, findest du die Aufgaben bald wieder auf deinem eigenen Schreibtisch vor. Davon hast du gar nichts, außer einer unerledigten Aufgabe und einem frustrierten Mitarbeiter.

Noch mehr nützliche Infos und Werkzeuge zur Mitarbeiterführung findest du im TaschenGuide Führungstechniken.

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