Onboarding: So begrüßt du neue Kollegen

In Kürze fängt in deinem Team eine neue Kollegin an? Sie ist an ihrem ersten Arbeitstag im neuen Job sicher total aufgeregt und nervös. Wer würde sich da nicht über ein herzliches Willkommen im Team und professionelles Onboarding freuen? Hier findest du Tipps für die Gestaltung des ersten Arbeitstags und die Einarbeitung im Team.

Wie sieht ein gutes Onboarding aus?

Ob sich deine neue Kollegin an ihrem ersten Arbeitstag willkommen fühlt, hängt sehr davon ab, ob ihr euch im Team auf ihren ersten Arbeitstag vorbereitet habt. Hier ein paar Tipps für die Vorbereitung und für ihr Onboarding im Team:

• Durch ein vorab zugeschicktes Willkommensschreiben weiß sie, wann sie wo erwartet wird.
• Dank der mitgeschickten Begrüßungsmappe (oder dem Zugang einer Onboarding-App) konnte sie sich vorab schon mal ein bisschen einlesen.
• Mit einem ebenfalls vorab zugeschickten Ablaufplan für den ersten Arbeitstag weiß sie schon, was auf sie zukommt.
• Alle Kollegen sollten über ihren Start Bescheid wissen.

Herzlich Willkommen im Team: Einführung ist Chefsache

Wichtig ist, dass jemand vom Team (am besten die Chefin persönlich) die neue Kollegin persönlich am Empfang abholt und begrüßt. Die neue Mitarbeiterin fühlt sich nämlich wohl, wenn sie sich herzlich willkommen im Team fühlt. Ihre Wertschätzung zeigen Vorgesetzte und Kollegen, indem sie sich genügend Zeit für das Onboarding der neuen Kollegin nehmen. Dazu gehören Einführungsgespräche und die obligatorische Vorstellungsrunde in der neuen Abteilung sowie eine Führung durchs Unternehmen.

Tipps für das Team-Onboarding

Sehr hilfreich ist es, wenn ihr einen Paten oder Mentor in der Abteilung habt, der die neue Kollegin am ersten Arbeitstag begleitet und auch später immer als Ansprechpartner für die Einarbeitungsphase in allen fachlichen, persönlichen und organisatorischen Belangen zur Verfügung steht. Der Pate kann der neuen Kollegin alles zeigen und die formellen und informellen Regeln erklären. Zum ersten Arbeitstag gehören:

• Ein fertig eingerichteter Arbeitsplatz: PC, Telefon und notwendige Software-Programme sollten schon vorhanden sein, damit die neue Kollegin sofort per Telefon und E-Mail erreichbar und arbeitsfähig ist.
• Ein kleines Begrüßungsgeschenk: Sie freut sich sicher über ein (gebrandetes) Welcome-Package vom Unternehmen oder ein paar Blümchen (hey, schließlich ist sie jetzt Teil des Unternehmens).
• Eine Einweisung am Arbeitsplatz: Diese Aufgabe kann der Pate übernehmen, der die neue Kollegin in der nächsten Zeit betreuen wird.
• Zugang zu schriftlichen Dokumenten oder Firmen–Wiki: Nicht zu viel Input am Anfang. Es reicht, wenn die neue Kollegin weiß, wo sie die wichtigsten Dinge nachlesen kann.
• Zeit für ein bisschen Smalltalk: Die Kollegen sollten sich ein bisschen Zeit einplanen und Interesse an ihrer Person bekunden. Und dies am besten mit einer Einladung zur gemeinsamen Mittagspause verbinden.

Ein Plan für die Einarbeitung

Zu einem gelungenen Onboarding gehört auch ein Plan für die Einarbeitung in den ersten Wochen der Probezeit. Wer arbeitet die neue Kollegin in welche Aufgaben ein und steht für Fragen zur Verfügung? Am besten teilen sich diese Aufgaben mehrere Kollegen, dann lernt sie diese dabei auch gleich besser kennen. Ein erster überschaubarer Arbeitsauftrag am ersten Arbeitstag schafft psychologisch gesehen sofort ein Erfolgserlebnis. Am besten überlegen sich Chefin und Kollegen schon im Vorfeld, welche kleinere Aufgabe sich dafür eignet und ohne große Einarbeitung auch schon am ersten Arbeitstag abgeschlossen werden kann.

Tipp: Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Damit sich deine neuen Kollegen schnell einleben und sich gut integriert fühlen, solltest du schon vor dem ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds einige Dinge vorbereiten. Mit unserer Onboarding-Checkliste bist du bestens präpariert und kannst den ersten Arbeitstag und die Einarbeitung der neuen Kollegin vorbereiten und organisieren.