Die 8 besten Tipps und Tricks für deine Online-Meetings

Reden alle gleichzeitig oder herrscht eisige Stille im Online-Meeting? Wer grüßt wen zuerst? Wir zeigen dir die besten Tricks und Tipps, mit denen du schwierige Situationen meisterst.

Bist du auch manchmal angespannt, wenn sich die Verbindung für dein Online-Meeting mit völlig Fremden aufbaut? Ein Videocall hält manche Überraschung für die Teilnehmenden und für den Moderator bereit. Kein Wunder, dass manche solchen Terminen mit Herzklopfen entgegensehen. Das muss aber nicht sein. Mit den nachfolgenden Tipps bist du für Unvorhergesehenes im Online-Meeting gewappnet.

Die Begrüßung im Online-Meeting

Wer in ein Online-Meeting hineinkommt, grüßt die schon anwesenden Teilnehmer zuerst. Treten alle gleichzeitig ein, begrüßt du in der Regel zuerst die ranghöhere Person (Vorgesetzte). Kennst du nur einen Teilnehmer persönlich, begrüßt du in der Regel zuerst diesen. Kennt man keine der Teilnehmerinnen persönlich, grüßt man am besten freundlich in die Runde: „Hallo zusammen, vielen Dank für die Einladung zu diesem Meeting.“

Nur wenn Vorgesetzte später zu einem Online-Meeting dazustoßen, sollten sie von der Moderatorin persönlich begrüßt werden. „Ich sehe, dass Frau Müller jetzt zu uns in den Raum gekommen ist. Schön, dass Sie Zeit für uns haben.“

Gewappnet für die virtuelle Vorstellungsrunde

Kennen sich die Teilnehmer nicht persönlich, ist nach der Begrüßung eine kurze Vorstellungsrunde angesagt. Am besten nennst du deinen Namen in Verbindung mit dem Satz: „Schön, dass wir uns (endlich) heute persönlich kennenlernen.“ Bei einer kurzen Vorstellungsrunde kannst du mit einem kurzen Elevator Pitch in ein oder zwei Minuten das Wesentliche über dich erzählen. Wenn du einmal deinen Namen nennst, reicht das völlig aus. Schließlich wird er unter deinem Videobild eingeblendet. Nimmst du in einer fremden Runde mit einer Kollegin teil, erwähne das kurz in der Vorstellungsrunde, um eine Verbindung zwischen euch herzustellen.

Die Reihenfolge bei einer digitalen Begrüßungsrunde ist oft willkürlich oder wird von der zufälligen Reihenfolge des Moderators bestimmt. Meist stellt sich der Moderator selbst zu Anfang vor und übergibt dann an den nächsten Teilnehmer: „Felix Meier, Ihr Bild wird mir oben links angezeigt. Möchten Sie mit der Vorstellungsrunde starten?“ Damit alle wissen, wer als nächstes dran ist, kann der Moderator die Monitore aller Teilnehmenden synchronisieren.

Online-Meeting mit Smalltalk starten

Warten, bis es endlich losgeht: Wer zusammen mit anderen im Online-Meeting auf notorische Zuspätkommer warten muss, muss die ersten Minuten mit diesen – vielleicht kaum bekannten – Personen überbrücken. Das kann dann schon mal peinlich werden.

Tipp: Mit gekonntem Smalltalk kannst du als Teilnehmer oder Moderator Wartezeiten überbrücken, damit nach dem obligatorischen Wetterthema keine peinlichen Pausen entstehen. Gerade wenn es sich um einen kleinen Kreis handelt, kannst du nach persönlichen Dingen fragen, wie z. B. das Bild an der Wand, ein gemeinsames Hobby erwähnen oder Bezug nehmen zum letzten Treffen oder der letzten E-Mail. Erzähle auch von dir, vielleicht hast du im Verlauf des Tages etwas Besonderes erlebt oder in den Nachrichten gehört. Wenn es dir gelingt, eine Gemeinsamkeit zu finden, hast du eine wichtige Brücke geschlagen.

In einem Online-Kongress, bei dem du die anderen Teilnehmerinnen nicht persönlich kennst, kannst du beispielsweise an ein Detail aus der Vorstellungsrunde anknüpfen. „Du kommst aus Berlin? Ich hab bei meinem letzten Besuch ein ganz tolles Lokal entdeckt … „. Sofort seid ihr mitten im Gespräch, an dem sich auch andere gerne beteiligen.

Übrigens: Wenn ihr in Team-Meetings die ersten fünf Minuten mit nicht arbeitsrelevanten Themen füllt, stärkt ihr die Beziehung untereinander und das Gefühl der Verbundenheit.

Den Übergang zum Geschäftlichen einleiten

Gerade in Team-Meetings, bei denen man sich etwas besser kennt, sind sie gerne anzutreffen: die Vielredner, die gern ausufernd von ihrem letzten Wochenende oder ihrem Urlaub erzählen. Mit dem einfachen Satz „Wow, du hattest ja tolle Erlebnisse in den Ferien. Wir sind nun vollzählig, lasst uns nun gemeinsam einen Blick auf die Agenda werfen und zum Thema unseres Treffens übergehen“ kannst du als Moderatorin geschickt zum Geschäftlichen überleiten.

Aufmerksamkeit im Online-Meeting gewinnen

Wer ein Meeting leitet, sollte auch für eine positive Gesprächsatmosphäre sorgen und alle Teilnehmenden einbinden. Am besten gelingt dir das mit positivem Feedback und der Aktivierung deiner Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner.

Vor allem in Online-Meetings in einem größeren Kreis steigt die Gefahr, dass manche gedanklich aussteigen. Mit Sätzen wie z. B. „Dieser Begriff ist wichtig, den schauen wir uns gleich nochmal an“ schaffst du es, dass dir die Aufmerksamkeit sicher ist.

Du kannst die Teilnehmenden auch immer mal wieder ins Gespräch einbeziehen. „Stellt euch vor, dass Susanne dieses Produkt gekauft hat und anschließend Viktor weiterempfiehlt. Welche Eigenschaften würde Susanne Viktor wohl nennen?“ Wenn du einige Teilnehmende namentlich erwähnst, werden auch die anderen aufmerksam zuhören, weil sie das Beispiel mit konkreten Personen verbinden.

Wer die Teilnehmenden zwischendurch abstimmen lässt, z. B. mittels der Chatfunktionen oder dem „Handheben“-Signal, sichert sich ebenfalls ihre Aufmerksamkeit. Mittels „Daumen hoch“ oder Smileys können sie auch ihre Zustimmung oder Ablehnung zu einem Thema mitteilen.

Tipp: Wer bei Vorträgen alle sieben Minuten die Präsentationsart wechselt, z. B. vom kurzen Vortrag zu PowerPoint-Folien und dann auch mal ein Video zeigt, sorgt für Abwechslung. Hier lassen sich auch Frage-, Diskussions- oder Feedbackrunden einbauen. Die Dynamik und die häufigeren Wechsel aktivieren die Teilnehmenden, auch weil sie das Gehörte wiedergeben müssen.

Was tun, wenn sich Teilnehmer im Online-Meeting daneben benehmen?

Ein Teilnehmer hat Schokolade am Mundwinkel kleben oder quatscht ständig dazwischen? Wenn sich jemand blamiert oder daneben benimmt, gibt es die folgenden Möglichkeiten:

• Befinden sich mehrere Teilnehmer im Online-Meeting, solltest du den Betreffenden im persönlichen Chat kurz darauf aufmerksam machen. Vor allem, wenn du die Person gut kennst, kannst du ihr damit Peinlichkeiten ersparen. Unter vier Augen kannst du das Verhalten ansprechen, wenn es dich stört, ansonsten kannst du es einfach ignorieren.
• Wenn du die Person nicht näher kennst, kannst du einen ihm Vertrauten im persönlichen Chat bitten, ihn auf seinen Lapsus hinzuweisen. Solltest du keinen der Teilnehmenden persönlich kennen, ist es besser das Verhalten zu ignorieren und nicht anzusprechen, als mögliche Geschäftspartner vor allen zu blamieren.
  

No-Gos im Online-Meeting

In längeren Meetings passieren immer mal wieder peinliche Fehler. Diese kannst du leicht vermeiden:

• Wer auf die Toilette muss, informiert die Anwesenden darüber, dass er gleich wieder zurück ist. Einen Grund dafür musst du nicht angeben. Schalte auch den Ton und das Bild aus.
• Wer Hunger hat, sollte auch bei längeren Konferenzen oder Meetings nicht zwischendurch ins Brot beißen. Lässt es sich nicht vermeiden, dann auch hier Ton UND Bild ausschalten und nur kleine Häppchen essen. Es sollte nichts zwischen den Zähnen zurückbleiben und das Essen leicht zu schlucken sein, falls du plötzlich um eine Wortmeldung gebeten wirst. Auf keinen Fall vor eingeschalteter Kamera zwischen den Zähnen pulen. Kaugummis und Bonbons sind ebenfalls tabu.
• Gähnen oder sich strecken: Das zeugt von Langeweile oder Missachtung. Wer sich gar nicht zurückhalten kann, schaltet auch hier Ton UND Bild aus.
• Körpergeräusche wie Husten, niesen: Ton aus und von der Kamera abwenden, oder noch besser: Vorher ausschalten. Passiert dies einem Meeting-Teilnehmer, gehst du elegant darüber hinweg, ohne dies zu kommentieren. Wem plötzlich oben oder unten Luft entgleitet, lächelt ganz unschuldig in die Kamera.
• Andere unterbrechen: Redet ein Meeting-Teilnehmer wie ein Wasserfall, kannst du auf eine Verschnaufpause warten, um kurz einzuhaken: „Ich habe eine Frage dazu …“. Nützt das nichts, kannst du digital die Hand heben, um im Online-Meeting zu Wort zu kommen.
• Chaotischen Desktop sharen: Wer während des Online-Meetings seine Präsentation zeigen möchte, teilt erst seinen Bildschirm, wenn das entsprechende Dokument aufgerufen ist. Datenchaos auf dem Desktop, Vertrauliche oder private Dateien oder die Recherche nach der nächsten Urlaubsreise im Browser sollten den Teilnehmenden verborgen bleiben.
• Handy ausschalten und Störungen möglichst vermeiden: Wer dennoch die Handwerker im Haus hat oder auf einen unaufschiebbaren Anruf wartet, informiert schon zu Beginn seine Gesprächspartner über die mögliche Störung. Wenn es klingelt oder bohrt, dann Bild und/oder Ton ausschalten und eine kurze Nachricht über den Chat schreiben.

Start und Ende eines Online-Meetings

Bei mehreren Online-Meetings nacheinander ist es höflich, fünf Minuten nach der vollen Stunde zu starten. Setze ein Meeting also lieber um 11.05 Uhr statt um 11 Uhr an und das Ende auf fünf Minuten vor der vollen Stunde. Damit können auch die Teilnehmerinnen pünktlich erscheinen, die schon zuvor ein Online-Meeting hatten. Zwar entfällt der Gang über die Büros, aber auch im Homeoffice muss man mal zwischendurch „ums Eck“.

Ist das Ende des angesetzten Meetings erreicht, sinkt die Aufmerksamkeit rapide und die meisten Teilnehmenden wollen sich so schnell wie möglich ausklinken. Daher solltest du lieber schon von vorneherein mehr Zeit einplanen. Dann freuen sich alle, wenn das Meeting schon früher fertig ist. Wenn die Diskussion allerdings noch in vollem Gang ist, solltest du einen Folgetermin vorschlagen, damit das Thema zu Ende diskutiert werden kann oder alternativ fragen, ob das Meeting noch etwas verlängert werden kann.

---