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Sei professionell: Tipps und Tricks für deine Online-Meetings
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Videocall am Notebook

Sei professionell: Tipps und Tricks für deine Online-Meetings

 Anja Merklin-Wendle
Anja Merklin-Wendle
Content Managerin

Bist du auch manchmal angespannt, wenn sich die Verbindung für dein Online-Meeting aufbaut? Wir zeigen dir die besten Tipps und Tricks, wie du mit unvorhergesehenen Situationen umgehst und deine Performance in Online-Meetings verbesserst.

Klappt alles, reden alle gleichzeitig oder herrscht eisige Stille? Ein Videocall hält manche Überraschung für die Teilnehmenden bereit. Kein Wunder, dass manche solchen Terminen mit Herzklopfen entgegensehen. Das muss aber nicht sein, wenn man für Unvorhergesehenes gewappnet ist.

Ein Online-Meeting starten

Warten, bis es endlich losgeht: Wer zusammen mit anderen im Online-Meeting auf notorische Zuspätkommer warten muss, muss die ersten Minuten mit diesen – vielleicht kaum bekannten – Personen überbrücken. Das kann dann schon mal peinlich werden.

Unser Tipp: Mit gekonntem Smalltalk kannst du Wartezeiten überbrücken, damit nach dem obligatorischen Wetterthema keine peinlichen Pausen entstehen. Gerade wenn es sich um einen kleinen Kreis handelt, kannst du nach persönlichen Dingen fragen, wie z. B. das Bild an der Wand, ein gemeinsames Hobby erwähnen oder Bezug nehmen zum letzten Treffen oder der letzten E-Mail. Erzähle auch von dir, vielleicht hast du im Verlauf des Tages etwas Besonderes erlebt oder in den Nachrichten gehört. Wenn es dir gelingt, eine Gemeinsamkeit zu finden, bist du schon in der mentalen Freundesschublade gelandet.

Übrigens: Indem du die ersten fünf Minuten mit nicht arbeitsrelevanten Themen füllst, stärkst du die Beziehung untereinander und das Gefühl der Verbundenheit.

Den Übergang zum Geschäftlichen einleiten

Neben den Schweigern gibt es auch die Vielredner, die gern ausufernd von ihrem letzten Wochenende oder ihrem Urlaub erzählen. Mit dem einfachen Satz „Wow, du hattest ja tolle Erlebnisse in den Ferien. Wir sind nun vollzählig, lasst uns nun gemeinsam einen Blick auf die Agenda werfen und zum Thema unseres Treffens übergehen“ kannst du als Moderatorin geschickt zum Geschäftlichen überleiten.

Aufmerksamkeit im Online-Meeting gewinnen

Als Meetingleiter ist es auch deine Aufgabe, für eine positive Gesprächsatmosphäre zu sorgen und alle Teilnehmenden einzubinden. Am besten gelingt dir das mit positivem Feedback und der Aktivierung deiner Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner.

Vor allem in Online Meetings in einem größeren Kreis steigt die Gefahr, dass manche gedanklich aussteigen. Mit Sätzen wie z. B. „Dieser Begriff ist wichtig, den schauen wir uns gleich nochmal an“ schaffst du es, dass dir die Aufmerksamkeit sicher ist.

Du kannst die Teilnehmenden auch immer mal wieder ins Gespräch einbeziehen. „Stellt euch vor, dass Susanne dieses Produkt gekauft hat und anschließend Viktor weiterempfiehlt. Welche Eigenschaften würde Susanne Viktor wohl nennen?“ Wenn du einige Teilnehmende namentlich erwähnst, werden auch die anderen aufmerksam zuhören, weil sie das Beispiel mit konkreten Personen verbinden.

Wer die Teilnehmenden zwischendurch abstimmen lässt, z. B. mittels der Chatfunktionen oder dem „Handheben“-Signal, sichert sich ebenfalls ihre Aufmerksamkeit. Mittels „Daumen hoch“ oder Smileys können sie auch ihre Zustimmung oder Ablehnung zu einem Thema mitteilen.

Tipp: Wer bei Vorträgen alle sieben Minuten die Präsentationsart wechselt, z. B. vom kurzen Vortrag zu PowerPoint-Folien und dann auch mal ein Video zeigt, sorgt für Abwechslung. Hier lassen sich auch Frage-, Diskussions- oder Feedbackrunden einbauen. Die Dynamik und die häufigeren Wechsel aktivieren die Teilnehmenden, auch weil sie das Gehörte wiedergeben müssen.

Time over

Ist das Ende des angesetzten Meetings erreicht, sinkt die Aufmerksamkeit rapide und die meisten Teilnehmende wollen sich so schnell wie möglich ausklinken. Daher solltest du lieber schon von vorneherein mehr Zeit einplanen. Dann freuen sich alle, wenn das Meeting schon früher fertig ist. Wenn die Diskussion allerdings noch in vollem Gang ist, solltest du einen Folgetermin vorschlagen, damit das Thema zu Ende diskutiert werden kann oder alternativ fragen, ob das Meeting noch etwas verlängert werden kann.