Hybride Meetings gestalten: So arbeiten Roomies und Zoomies Hand in Hand

Hybride Arbeitsmodelle haben sich mittlerweile durchgesetzt. Wie ihr die Stolpersteine, die hybride Meetings mit sich bringen, galant überspringt, erfahrt ihr hier.

Hybrides Arbeiten? Läuft.

Nach strikten Homeoffice-Regeln während der Corona-Zeit wird heute in vielen Organisationen hybrid gearbeitet. Hybrides Arbeiten bedeutet hauptsächlich, dass die Arbeit nicht an einen festen Ort gebunden ist. Arbeitnehmerinnen müssen nicht mehr jeden Tag ins Büro kommen, sondern können z. B. von zuhause aus oder auch aus dem Hotelzimmer oder der Bahn arbeiten. Hybrides Arbeiten kann von Unternehmen unterschiedlich gestaltet sein. So kann es feste Bürotage geben und/oder feste Kernarbeitszeiten. Aber es gibt auch das ganz flexible Modell, bei dem Arbeitnehmer selbst frei entscheiden, wann und von wo aus sie arbeiten möchten. Wie hybrides Arbeiten letztendlich gestaltet wird, hängt vom Arbeitgeber ab.

Was sind hybride Meetings?

Man könnte hybride Meetings als eine Art Get-together von Roomies und Zoomies beschreiben. Also von denjenigen, die vor Ort im Büro sind, und denen, die über ein Videokonferenztool wie Zoom oder Teams zugeschaltet sind. Wir sprechen hier allerdings nicht von einem Videocall von zwei Personen, sondern von Personengruppen: Die einen zusammen in einem Meetingraum, die anderen an unterschiedlichen Locations.

Besonderheiten bei hybriden Meetings

Bei hybriden Meetings gilt es, zwei Gruppen zusammenzubringen. Die Gruppe vor Ort und die räumlich getrennten Teilnehmerinnen. Im Meetingraum vor Ort sind nonverbale Signale besser wahrnehmbar. Man bekommt mit, ob jemand z. B. gestresst in das Meeting gehetzt ist und die einzelnen Teilnehmerinnen sehen nicht nur die Gesichter wie bei den zugeschalteten Teilnehmern, sondern den gesamten Körper der Teilnehmenden. So können körpersprachliche Zeichen wie ein wippender Fuß oder verschränkte Arme besser gelesen werden. Und das ist schließlich etwas, was wir unbewusst immer tun: den anderen lesen, um ihn einschätzen zu können.

Die Gruppe vor Ort kann sich psychologisch besser auf die physisch präsenten Teilnehmenden einstellen. Gleichzeitig entsteht eine Gruppendynamik, die dazu führen kann, dass die räumlich getrennten Teilnehmer nicht genug wahrgenommen werden und im Meeting quasi untergehen. Das darf nicht passieren.

Weitere Besonderheiten, auf die Teilnehmerinnen achten bzw. sie sich bewusst machen sollten:

• Verzerrung durch Technik: Ist die Ton- und/oder Bildübertragung verzerrt, beeinflusst das die Kommunikation und es kommt häufiger zu Missverständnissen.
• Weniger Empathie durch Monitorbarriere: Die physische Distanz kann zu einer emotionalen Distanz führen. Das heißt, es kann vorkommen, dass wir weniger auf unser Gegenüber eingehen und weniger mitfühlend sind.
• Fehlgeleitete Kompetenzwahrnehmung: Ist jemand technisch unsicher, z. B. beim Teilen des Bildschirms für eine Präsentation, dann kann es passieren, dass wir dieses vermeintliche Defizit automatisch auf allgemeine Kompetenz dieser Person übertragen. Unbewusst glauben wir, dass der Vortrag ja dann nicht so gut werden kann. Oder wir befinden uns am Ende selbst in dieser Situation und werden von anderen als inkompetent bewertet.

Wie gelingen hybride Meetings?

Eine gute Vorbereitung ist wie immer das A und O für gelingende Meetings mit Personen im Raum und am Bildschirm. Teilnehmende sollten sich der Schwachstellen eines hybriden Meetings bewusst sein und darauf achten. Besonderen Augenmerk sollte dabei hierauf gelegt werden:

• Agenda festlegen,
• Pünktlich starten,
• alle Teilnehmenden sollte gut gesehen werden (physisch Anwesende sollten nicht von der Seite oder hinten zu sehen sein, auch nicht, wenn es die Schokoladenseite ist),
• das Mikrofon im Raum überträgt ohne Störungen,
• die Kamera fängt alle ein,
• keine Nebengespräche vor Ort oder im Chat,
• die Kamera ist bei allen an und
• der Fokus liegt auf beiden Gruppen: den Teilnehmenden im Meetingraum und den per Video zugeschalteten.

Tipp: Schafft euch eine vertrauensvolle Atmosphäre, lasst jede Teilnehmerin zu Wort kommen und ausreden. Für Teilnehmende von einem anderen Ort aus kann es zudem hilfreich sein, im Videokonferenztool virtuell die Hand zu heben, um eine Wortmeldung zu signalisieren.

Hybride Meetings funktionieren, wenn ihr euch der möglichen Fallstricke bewusst seid und sie behebt. Wenn alle gleichberechtigt einbezogen werden, aufmerksam bleiben und die Technik funktioniert, schafft ihr einen produktiven Austausch.