Der Büroknigge – Vorsicht Fettnäpfchen!

Für viele Situationen im Büro gibt es Regeln. Fast genauso viele Fettnäpfchen gibt es auch. Der Büroknigge hilft dir, souverän mit Alltagssituationen umzugehen.

Benimmregeln gibt‘s unzählige. Der Tritt ins Fettnäpfchen geschieht daher auch schneller, als einem lieb ist. Wir haben im Büroknigge einige wichtige Regeln für euch gesammelt, mit denen ihr die gängigsten Fettnäpfchen im Büro umschiffen könnt.

„Guten Tag Herr Dr.“ oder doch „Hallo Herr Meier“?

Los geht’s in der Früh. Dein langjähriger Kunde Herr Dr. Meier hat sich angekündigt und du überlegst fieberhaft, wie du ihn nun begrüßen sollst. Eigentlich kennst du ihn gut, also reicht vielleicht ein „Hallo Herr Meier“? Oder doch auf Nummer sicher gehen und den Doktor-Titel in die Begrüßung mit einbauen? Hier sagt der Büroknigge eindeutig: wähle den sicheren und damit formal korrekten Weg. Akademische Grade werden bei der Anrede dem Namen vorangestellt, also: „Guten Tag Herr Dr. Meier“. Solltest du in die Situation kommen und einen Bürgermeister, Minister oder einen sonstigen Ehrenträger treffen, stelle den Titel dem Namen ebenfalls voran: „Guten Morgen Herr Bürgermeister“.

Jetzt weißt du, wie du den Kunden richtig ansprichst. Aber wer stellt wen wann vor, wenn unbekannte Gesichter auftauchen? Auch hier hilft der Büroknigge: im geschäftlichen Bereich zählt die Hierarchie. Der Rangniedrigere stellt zuerst seine Begleitung vor, danach der Ranghöhere. Dann geben sich alle nacheinander die Hand, nicht zu fest, nicht zu leicht. Wichtig: bei der Begrüßung immer Blickkontakt herstellen.

Siezen vs. Duzen

Herr Dr. Meier und du, ihr versteht euch prima. Deine innere Stimme sagt dir, dass es an der Zeit ist, Herrn Dr. Meier das „Du“ anzubieten. Doch geht das? Hier spricht der Büroknigge ein klares „Nein“ aus. Nur der Ranghöhere darf das „Du“ anbieten, Alter egal. Wird das „Du“ zum Beispiel auf einer Weihnachtsfeier unter Alkoholeinfluss angeboten, bleibe beim nächsten Aufeinandertreffen zurückhaltend. Erinnert sich dein Gegenüber an das „Du“, gilt die Vereinbarung als gesetzt. Ging das „Du“-Angebot bei deinem neuen Freund in einer Gedächtnislücke unter, bleibe beim „Sie“ und warte die nächste Weihnachtsfeier ab.

Ladies first?

Die Dame zuerst. So bekommt man es ja schließlich beigebracht. Gilt diese Regel auch im Geschäftsleben? Der Büroknigge sagt „Nein“. Hier heißt es: Unter hofiert Ober. Je nach Rangverhältnis sollte der Rangniedrigere beim Ranghöheren besonders zuvorkommend sein. Die Zeiten, in denen immer der Mann der Frau in den Mantel half, sind vorbei. Die Zeiten strenger Regeln aber auch. Jeder kann prinzipiell jedem die Türe aufhalten, ohne ins Fettnäpfchen zu treten. Unhöflich wäre nur, solche Gesten abzulehnen.

„Frau Huber, Sie sehen heute aber umwerfend aus!“

Wie steht es um Komplimenten? Jeder hört sie gerne, doch wie weit dürfen die Komplimente gehen? Hier empfiehlt der Büroknigge den gesunden Menschenverstand zu benutzen. Kennst du eine Kollegin/einen Kollegen schon sehr lange und ihr habt eine gute Vertrauensbasis, darfst du auf jeden Fall sagen, dass dein Gegenüber heute bezaubernd aussieht. Vorsicht ist auf Veranstaltungen wie Betriebsfeiern geboten. Wer schmeicheln will, sollte unverfänglich loben: Leistungen, Charakterstärken oder Teamplay. Die tolle Figur in dem köperbetonten Kleid eignet sich als Kompliment nicht besonders.

Der Plausch auf dem Flur

Viele wichtige Informationen wechseln in der Teeküche oder auf dem Flur den Besitzer. Hier gilt wie in Meetings auch, gewisse Distanzzonen einzuhalten. Der Büroknigge empfiehlt, bei einem Gespräch dem Gesprächspartner nicht näher als 60 Zentimeter (Intimzone) zu kommen. Willst du Vertrauen herstellen oder deine Zustimmung ausdrücken, zeige es nicht durch besondere Nähe zu deinem Gegenüber, sondern mit Körperhaltung, Sprechweise und Wortwahl.

Richtig telefonieren

Beim Telefonieren gibt es zwei Typen: die, die Telefonieren lieben, damit gar nicht aufhören wollen und auch gleich bei der Begrüßung eine ganze Wortsalve loslassen. Und diejenigen, denen Telefonieren keinen Spaß macht und die daher nur mit einem unhöflichen „Hallo“ ans Telefon gehen. Doch wie sieht nun eine richtige Begrüßung am Telefon aus? Hier empfiehlt der Büroknigge folgende Mindestanforderungen: Der Anrufer sollte sich vorstellen und grüßen und die Person, die angerufen wird, mindestens ihren Namen sagen.

Das Ritual der Visitenkartenübergabe

Ob in Meetings, auf Messen oder anderen Veranstaltungen: Oft wechseln Visitenkarten die Besitzer. Was es bei dieser Zeremonie zu beachten gibt, erklärt der Büroknigge: In Meetings übergibt der Besucher zuerst seine Karte – die Erste bekommt der Ranghöchste. Sind die Hierarchien unbekannt, werden die Karten reihum verteilt. Wichtig: vor dem Einpacken die Karten immer lesen!

Viele weitere Benimmregeln findest du im Buch „Business-Knigge“ von Anke Quittschau und Christina Tabernig.

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